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《会计档案管理办法》修订内容要点——《会计档案管理办法》解读之一

发布日期:2020/11/9 阅读:527次

新修订的《会计档案管理办法》(以下简称《办法》)共31条,与原《办法》相比,主要在以下方面作了修订。一是完善了会计档案的定义和范围。二是明确了会计电子档案管理要求。三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。四是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。五是明确了会计档案出境的管理要求。六是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。七是对定期保管会计档案保管期限作了调整,延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。下面对电子会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案可仅以电子形式归档保存的管理要求、会计档案的鉴定要求和销毁程序五个方面的修订进行说明。

一、提出了电子会计档案的概念。

新《办法》第三条明确“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。本概念既参照了《电子档案管理基本术语》(DA/T58-2014)中的电子档案的概念,又不同于下定义,而是以范围界定的方式确定了什么是电子会计档案。在这个表述中,特别强调了电子会计档案的原生性,即是通过计算机等设备形成的,以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。

二、提出了会计电子档案管理要求

与原《办法》相比,新《办法》此次修订最主要的内容就是电子会计档案管理的要求,主要修订要点如下:

一是明确了“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”,这与原《办法》中“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容”。

为了防止错误销毁会计档案,新《办法》还设置了销毁前再次确认程序,要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。

监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《办法》规定,“销毁会计档案时,应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务,国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销,既增加了行政管理成本,也难以真正发挥监督作用。为此,新《办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求,即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”

新《办法》还规定,“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。”

(本文转载自《中国档案》杂志2016年第2期编辑:蔡盈芳单位:国家档案局经科司)

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